申请领事认证的文书应按以下程序办理：
（一）有关文书应当首先由当地公证员（Notary Public）办理公证或由有权机关（如出生、死亡、婚姻登记处、法院、联邦政府部门）出具“核证副本”（Certified Copy）或证书；
（二）所在州州务卿认证。但有部分州要求先向County Clerk申请认证，再由州务卿（Secretary of State）认证。联邦政府部门出具的证明，有的可略过第（二）步，直接送美国国务院（Authentication Office, Department of State）认证。
（三）州政府认证过的文件，请根据中国驻美使领馆领区划分，属于总领事馆所辖领区的，请向相关总领事馆申请领事认证；属于大使馆所辖领区的，须送美国国务院办理认证后，再送大使馆申请领事认证。如未能按照领区划分递交申请，该申请会被拒绝受理。
注意事项
（一）文书已经美国公证并办理相应政府部门认证。总领事馆所辖领区内各州出具的文件，只需经州政府认证，即可直接递交至相应的总领事馆进行领事认证，而无需办理美国国务院认证；递交至大使馆的申请，除了须经州政府认证外，还必须经过美国国务院认证。
（二）文书内容和办理程序必须真实、完整、合法，不得有违反中国法律或可能损害中国国家及社会公共利益的内容。申请认证的文书在两页以上的，应装订成册，不易被拆换。应采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等，以保证文书的完整性。如有程序不完整、格式不规范、含不合法内容、文件有涂改、拆换等问题，使领馆不予认证。
（三）用于到中国结婚登记的无配偶声明或证明自公证出具之日起6个月内有效；用于来华收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书，自公证之日起至申请收养登记之日止（不含中国收养中心审理时间），6个月有效。超出有效期的文书，使领馆不予认证。
（四）经使领馆认证过的文书，不得任意拆装或涂改。因申请人自行拆装或涂改文件引起的问题及相关法律责任，由申请人承担。
（一）填妥的《中华人民共和国驻外使领馆领事认证申请表》1份。（办理死亡证明请填写《死亡证明认证申请表》）
）
（二）已经美国务院认证（送往大使馆认证）或州务卿认证（送往总领馆认证）的文书原件及复印件1份。
（三）本人有效护照原件及带照片资料页复印件或驾照等其他有效身份证件复印件。
（四）代理人代为申请的，应提交代理人有效身份证件和申请人有效身份证件复印件。
（五）如办理公司营业执照文件认证，还应提交公司法人代表的护照或驾照复印件及能证明公司法人代表身份的公司文件。
（六）领事官员认为与办理认证申请有关的其他证明文件。
申请方式
（一）申请人应根据文件公证地和州政府认证地，按照驻美使领馆领区划分，向相应的使领馆递交认证申请。总领事馆辖区内的经州政府认证的文件，应直接递交至相应的总领事馆进行领事认证，而无需办理美国国务院认证；递交至大使馆的申请则必须经过美国国务院认证。如未能按照领区划分递交申请，该申请可能会被拒绝受理。
（二）可由本人或委托代理人、代理机构协助递交申请（无需提供代理委托书）。但请注意：使领馆认为必要时，可能要求申请人本人前往使领馆亲自递交申请并接受面谈。
（三）递交认证申请和领取认文书证均无需预约，申请人或代理人可在使领馆的对外办公时间前往办理。
（四）申请人或代理人最早可于取证单上标注的日期前往使领馆领取认证文书。使领馆不提供回邮服务。
（五）认证申请一经批准，不可撤销。申请人需支付相关费用。
办理时间
（一）普通件： 4个工作日
（二）加急件： 3个工作日
（三）特急件：2个工作日
请注意：
以上办理时间为一般情况，某些申请可能需要更长时间来处理，因此办理时间不确定。遇此类情况，申请人需等候使领馆通知。
申请费用
（一）普通件：民事类25美元/份（中国公民8美元/份）；商事类50美元/份（中国公民16美元/份）
（二）加急件：每份加收25美元
（三）特急件：每份加收37美元
付款方式
（一）领取认证文件时，需支付申请费用。
（二）请选择以下方式支付申请费用：
1、信用卡，仅限Master Card或Visa卡。
2、现金支票（Money Order、Cashier's Check）。
（三）支票的收款人：
1、在大使馆递交的申请，收款人应为Chinese Embassy。
2、在XXX领事馆递交的申请，收款人应为Chinese Consulate in XXX。
（四）支票付款金额务必准确，金额如有任何差错，恕不接受。
（五）恕不接受现金、个人支票、网银转帐,也不接受American Express等其他种类的信用卡。